Webformulare und Anwendungsassistent

Dem Grundprinzip von Intramo entsprechend, können mit dem Webformular-Generator an jeder Stelle des Portales frei gestaltbare Webformulare erstellt und in die Navigation eingehängt werden. Wer solche Formulare erstellen und in das Portal einstellen darf (nur Administrator, Chefredakteure, jeder Redakteur, usw.) wird über die Benutzer- und Rechteverwaltung von Intramo gesteuert und ist ebenfalls frei konfigurierbar.

Das Erstellen von Webformularen ist dabei trotz der vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten denkbar einfach: Das Modul „Formularanwendung" wird einfach als sog. Intramo-Standardrubrik aufgerufen und an der Stelle im Portal eingehängt, an der sich der Redakteur beim Aufruf befindet („Surf + Edit-Prinzip"). Das Modul bietet dann im Reiter „Inhalt" über verschiedene vordefinierte Bausteine alle nur erdenklichen Felder und Funktionen zur Erstellung eines Webformulars zur Auswahl. So können beispielsweise mehrzeilige Eingabefelder (Textareas), Mehrfachauswahlfelder (Multiple Select), Datumsfelder mit Kalenderauswahl oder auch sog. Boolean Felder (Ja/Nein-Felder zum einfachen Ankreuzen) als Bestandteile des Formulars zusammengestellt werden.

Neben solch „einfachen" Webformularen können mit Hilfe des Webformular-Moduls auch komplexere Workflow-Anwendungen erstellt werden. Dazu wird einfach über das Auswahlfeld „Workflowschritt" ein erster Workflowschritt generiert. In jedem Workflowschritt können der, bzw. die Bearbeiter, die verschiedenen möglichen nächsten Workflow-Optionen (z.B. Genehmigung und Weiterleitung, Ablehnung und Rückgabe, etc.) sowie weitere Parameter wie z.B. Benachrichtigungen definiert werden. Dazu können natürlich zu jedem Workflowschritt sämtliche möglichen Formularfelder, entsprechend der Auswahlmöglichkeiten beim „einfachen Webformular, erzeugt und entsprechend angezeigt  werden.

Durch das Hinterlegen von Workflows können also aus den „einfachen" Webformularen ohne zusätzlichen Programmieraufwand eigenständig Workflowanwendungen generiert werden. Der Formulargenerator wird so zum Anwendungsassistenten, mit dessen Hilfe beispielsweise Ihre Intranet-Administratoren und Chefredakteure die Funktionen des Portals weiterentwickeln können. Vor allem durch den Einsatz sog. Employee Self Services wie z.B. Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnung, o.ä. können Sie selbst im Portal effizienzsteigernde Anwendungen einbauen und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Die Konfiguration hierfür erfolgt ebenfalls beim Erstellen eines Formulars. Zu jedem Formularelement kann dort bestimmt werden, ob es a) einen Datenbankeintrag generieren soll, und b) ob die spätere Liste nach diesem Element gefiltert werden soll. Die so erstellten Excel-ähnlichen Listenansichten sorgen bei der Auswertung der verschiedenen Formulareingaben durch die unterschiedlichen Portalnutzer für eine übersichtliche Darstellung und lassen eine genaue Analyse der gemachten Formulareingaben (Formulardaten) zu.

Dies kann beispielsweise ein Urlaubs- oder Dienstreiseantrag sein. Ebenso ein Fehlermeldungsformular an die Haustechnik oder das Facility Management, ein Antrag auf Buchbestellung, Domainregistrierungsaufträge, die Empfangsbestätigung für Firmentelefone und  Betriebsmittel, Grafikaufträge, ein Anmeldebogen für die Firmenfeier, ein Kurierauftrag, und so weiter und so weiter.

Konsequent eingesetzt schaffen Sie sich so im Intranet ganz nebenbei einen „Formularserver", mit dem Sie und Ihre Mitarbeiter viel Zeit und Nerven sparen. Komplexere Genehmigungsverfahren lassen sich hierbei über die Hinterlegung von Workflows realisieren. Die Anbindung solcher Employee Self Services an bestehende Systeme, z.B. zur Urlaubszeitenverwaltung usw. kann aufgrund der offenen Architektur von Intramo auf individueller Basis problemlos erfolgen, muss jedoch in diesem Fall von SEITENBAU im Rahmen des Customizing durchgeführt werden.