Dynamisches Organigramm - mit Intramo

Ressourcenverwaltung

Intramo bietet Ihnen eine voll in das Portal und seine Benutzer- und Rechteverwaltung integrierte, frei konfigurierbare leistungsstarke Ressourcenverwaltung an. So kann das Intranet auch für die Verwaltung und Buchung unterschiedlichster Ressourcen wie Räume, Dienstwagen, Veranstaltungstechnik etc. direkt genutzt werden.

Einfaches Anlegen und Verwaltung unterschiedlicher Ressourcen

Mit der Ressourcenverwaltung von Intramo ist es auf einfache Weise möglich, unterschiedliche Arten von Ressourcen selbständig anzulegen, zu verwalten und für Online-Buchungen verfügbar zu machen. Die Rechte für das Anlegen und Buchen der Ressourcen werden unkompliziert in der integrierten Benutzer- und Rechteverwaltung von Intramo vergeben.

Beispiele für solche Ressourcen sind Tagungsräume, Dienstwohnungen, Dienstfahrzeuge, Werkzeuge wie beispielsweise Beamer, CD-Player und sonstige Veranstaltungstechnik oder auch das zur Durchführung von Veranstaltungen notwenige technische Personal ("Haustechniker").

Online-Buchungen als Einzel- oder Serienbuchung

Alle im Portal hinterlegten Ressourcen können online im Portal gebucht werden. Dabei sind sowohl Seriebuchungen ("Raum 304, jeden 1. Mittwoch im Monat"), als auch gewöhnliche Einzelbuchungen möglich. Die Rechte, wer welche Ressourcen buchen darf, werden wie die anderen Portalrechte über die Benutzer- und Rechteverwaltung von Intramo vergeben. Bei den Onlinebuchungen wird selbstverständlich auch die Verfügbarkeit der angeforderten Ressourcen überprüft und angezeigt.

Ressourcensuche, editierbare Buchungsformulare und Stammdatenverwaltung

Zu allen Ressourcen können Eigenschaften wie z.B. Raumgröße ("bis 50 Personen") und technische Ausstattung ("mit Beamer") als Metadaten eingegeben werden. Über diese Metadaten lassen sich dann die vorhandenen Ressourcen durchsuchen und zielgereichtet recherchieren. Über die editierbaren Online-Buchungsformulare können zudem weitere "Stammdaten" zu den Ressourcen eingegeben werden.

Auf diese Weise lassen sich (über die Stammdatenverwaltung) in den Formularen zu den Ressourcen auch zusätzliche Felder für Angaben wie "Besuchergruppe", "Mittagessen/Buffet" oder "Videokonferenz" generieren, die dann beim Buchen der Ressourcen ausgefüllt werden müssen.

Automatischer Versand der Buchungs-Wochenpläne

Als zusätzliche Funktion steht die automatisierte Verteilung der Buchungspläne einer Woche für die unterschiedlichen Ressourcen zur Verfügung. Dabei wird der Wochenplan der Buchungen einer Ressource als PDF an einen oder mehrere E-Mail-Verteiler geschickt. Die E-Mail-Verteiler werden dabei im jeweiligen E-Mail-System der Organisation definiert und dann aus dem Portal heraus mit den Wochenplänen angesprochen.
Online-Buchungsformular der Ressourcenverwaltung im Mitarbeiterportal des Bundeskanzleramtes

Online-Buchungsformular der Ressourcenverwaltung im Mitarbeiterportal des Bundeskanzleramtes


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